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CÓMO REALIZAR TU EVENTO CON ÉXITO

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Llevar la planeación de un evento es algo estresante y de alta responsabilidad, la mejor opción es contratar un servicio de catering que te pueden ayudar a organizarlo a tu gusto y sin preocupaciones. Aquí les presento una serie de pasos a seguir para poder lograr un evento con éxito.

Un día antes del evento hay que cerciorarse que todo el equipo a utilizar ese día sirva correctamente y que toda la logística esté lista. Así mismo, siempre prepárate con una libreta, tablet o Excel para ir anotando ideas y puntos importantes a revisar, con el paso del tiempo pueden surgir contratiempos que debemos anotar en la agenda.

1. COMENZANDO POR PLANIFICAR

Se recomeinda reservar con anticipación, teniendo en cuenta los siguientes puntos:

Objetivo del evento: esto se refiere a si será una reunión familiar, boda, XV años, comida empresarial, coffee break, posada, actividad lúdica o cualquier otro acto de este tipo.

Fecha ideal para el evento: asegurarnos que no haya otro evento importante como partido de futbol, concierto, evento de algún amigo en común de los invitados, revisar el calendario para ver si no hay algún puente (día festivo) y que el estado del clima esté soleado; en caso de que sea al aire libre.

Número aproximado de invitados: pensar en un listado previo, un número aproximado, observar de acuerdo con la intención de la fiesta o evento. La mayoría de los servicios de catering llaman a los invitados para confirmar su asistencia, ya que con esa información son los platillos que se van a  preparar.

Una idea general de la agenda del evento: debemos establecer un programa para el evento, definir la estrategia promocional, si procede, y si la organización va a ser externa o interna.

2. RECORRIDO

Se recomienda reunirse con los encargados del catering para expresarles sus preferencias y gustos sobre el evento, detalles como: agenda, opciones de menú, tipo de ornamentos y conocer el lugar que se está considerando para el evento.

3. PRUEBA DE MENÚ

Una vez elegida la opción del menú, se hace una prueba del mismo. Es fundamental degustar el menú antes de evento, de esta manera podrás elegir los platillos, tiempos a servir, presentación  de los platos y cantidad a servir.

4. REVISAR Y FIRMAR EL CONTRATO

El contrato debe definir la fecha del evento, espacio en el que se va a realizar, número aproximado de asistentes, el costo a pagar, políticas y procedimientos que se aplican al evento.

5. PERSONALIZAR EL CATERING

Se debe de hacer algo con su toque personal, así puede incorporar detalles en mesas, manteles, servilletas, regalos para invitados, centros de mesa, tipo de flores, música, servicio (meseros, doncellas), etc.

6. TRABAJAR EN LOS DETALLES FINALES

Se discuten y finalizan arreglos con el encargado de catering y se recibe el contrato ya que se haya realizado el depósito correspondiente.

7. APROBACIÓN

Aproximadamente 15 días antes de su evento deberá aprobar la selección final de su menú de catering y especificaciones: mesas, flores, música, manteles, etc.

8. LIQUIDAR EL EVENTO

Una semana antes, dependiendo del establecimiento o catering, deberá liquidar el evento y proporcionar la garantía final para el número de personas que asisten a su evento, así como los cargos extra Recibirás una factura final al concluir el evento.

9. RECORRIDO FINAL

Para tener un evento sin contratiempos, se recomienda hacer un recorrido final para probar sonido, iluminación, decoración y cualquier otro tema logístico del evento.

10. ¡DISFRUTAR TU EVENTO!


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Autor: Norma González / Chef Ejecutivo / Banquetes NG

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