ORGANIZA TU GESTIÓN: CREA UN PLAN

AdobeStock_192825974.jpeg

“Un objetivo sin un plan es simplemente un deseo”. - Antoine de Saint-Exupéry

Soy Headhunter y mi firma se llama RHHR Group®. Nos dedicamos a reclutar personas estratégicamente importantes para nuestros clientes. Algunos de ellos son grandes multinacionales y otros apenas inician su gran proyecto. Para nosotros, no es tan importante el tamaño de la empresa, el proyecto o el tipo de persona que requieren que les apoyemos a encontrar y evaluar; nos dedicamos al reclutamiento de líderes. 

Cada vez son más las conferencias pro-bono que hago en universidades y ahí los estudiantes me preguntan qué es un líder y cómo se forma. Algunos piensan que es una persona con un aura especial, alta, voluminosa, con una voz profunda y poderosa, duros o paternalistas, alguien innovador y audaz pero cauto cuando se requiere, que demanda respeto e impone su voluntad y que todos siguen como ratones detrás de su flauta. Mi respuesta es sí… y no.

Todo lo arriba descrito está bien, pero un líder es sobre todo, una persona que entiende la misión de la organización y que sabe crear un plan de gestión que asegura que su empresa o departamento funcione como un reloj, sin problemas ni contratiempos. 

El plan de gestión de una unidad pequeña es mucho más simple que el de una grande, pero la intención en ambos casos sigue siendo la misma: definir las funciones y responsabilidades, fijar objetivos a corto y mediano plazo para cada colaborador y de esa manera lograr cumplir, de la forma más efectiva, la misión de la organización. 

¿QUÉ ES UN PLAN DE GESTIÓN?

“Se necesita tanta energía para desear como para planificar”. - Eleanor Roosevelt

Es muy bonito tener un sueño y es por donde se debe empezar, pero si no lo sabes aterrizar en un plan de gestión, lo más probable es que nunca llegues a donde quieres llegar. Debes saber cómo vas a manejar tu organización y a cada una de las personas que trabajan en ella en el corto y largo plazo. Eso incluye las políticas y procesos para el manejo del dinero, cómo organizar el trabajo dentro de cada departamento y entre ellos, así como el marco cultural que regirá la filosofía del día a día. En caso de que seas la única persona que trabaja en la empresa, no te libras, también necesitas un plan de gestión.  

El plan de gestión para tu organización depende de una serie de factores, pero es importante, tanto para el funcionamiento interno, como para la forma en la que se ve en la comunidad, que exista coherencia entre lo que la organización dice sobre sí misma y la forma en que realmente funciona. Cuando una organización dice ser algo que no es, no solo viola sus propios principios sino crea una confusión con sus empleados y proveedores, que dificulta enormemente que todos trabajen hacia el mismo objetivo, además de que tiende a manchar su reputación.

¿ES NECESARIO?

Sin duda, se necesita invertir mucho tiempo en hacer que una empresa se mantenga en marcha. ¿Por qué es necesario tomarse la molestia de crear un plan, en vez de simplemente hacer lo que se necesita hacer? ¿Por qué ir adaptándose a medida que surja algo?

La respuesta es que tu organización es demasiado importante para que dejes las cosas al azar. Si no hay un plan, las tareas cotidianas no se llevan a cabo y las personas se van a frustrar, el mismo tipo de problemáticas surgirán una y otra vez. Además, al no estar claras las responsabilidades de cada quien, las personas harán lo que suponen e incluso, el trabajo que se debe hacer puede no hacerse en absoluto. Lo estoy pintando algo negro, pero sea como sea, si el cliente no percibe que recibe el servicio por el que pagó, tu marca pierde frente a la competencia que sí cumple.

FILOSOFÍAS DE GESTIÓN

Les comparto los pasos básicos para formar un plan de gestión. Si bien el número de modelos descritos en cada apartado es limitado, existen infinitas variedades que combinan aspectos de dos o más de los puntos descritos. Lo importante aquí no es el cuadro en el que puede encajar, sino lo que consideras que funcionará para tu organización tomando en cuenta a las personas involucradas y el trabajo que debe hacerse. Es posible que se pueda colaborar en algunas áreas y en otras no, por la naturaleza de las funciones. Trata de visualizar qué efectos positivos y negativos tendría que dejar cada modelo escrito en piedra la filosofía de gestión.

Filosofía de Jerarquía

Se debe formalizar la definición de una “filosofía de jerarquía” de la organización, pensando en cómo te imaginas que sería la mejor manera de administrarla y que ésta funcione. Hazte las siguientes preguntas ¿Qué necesitas y quieres? ¿Qué te gustaría y qué tiene más sentido? ¿Es importante que la organización sea extremadamente eficiente y que las decisiones se puedan tomar en un instante, o al contrario, es necesario que hayan varios niveles de toma de decisión para evitar fallos? ¿Quieres que haya una relación abierta con los empleados o tiene más sentido que sea transaccional? Debes pensar seriamente en cuál es el modelo que te dará lo que quieres y quizás también lo que no quieres.

Los modelos de administración se dividen en tres grupos:

Jerarquía clásica

Las decisiones siguen una “cadena de mando”. En este tipo de empresas todos saben exactamente dónde se encuentra, de quién recibe órdenes y a quién se las pueden dar. En general, sin instrucciones las personas pueden actuar solo en una esfera muy limitada.

Jerarquía democrática

La autoridad final aún reside en la parte superior, pero los gerentes y administradores en todos los niveles se reúnen con sus equipos antes de tomar decisiones. 

Gestión colaborativa

Todo el mundo a quien le afectan directamente una decisión participa en la toma de decisión. Al mismo tiempo, todos tienen suficiente autoridad para cumplir con su propia responsabilidad y hacen su trabajo de manera efectiva. 

Filosofía de Autoridad y Comunicación

Los roles de autoridad y la comunicación son cruciales para el buen funcionamiento de una organización. Hay una serie de preguntas que se deben haber contestado de manera contundente, por ejemplo: ¿Dónde están los límites de la autoridad de cada uno? ¿Cómo y cuándo se espera un trabajo en equipo? ¿En qué tipo de decisiones es un proceso compartido y quién debe participar? ¿Cuáles son los canales de comunicación? ¿Quién puede usar esos canales de comunicación? ¿Cómo se resolverán las disputas entre ellos?

Una forma de abordar esta área es entre otras, detallar las respuestas a estas preguntas en los manuales de los empleados, minutas del consejo, ser minucioso al describir los roles y las relaciones cuando se incorpora una persona nueva a la organización. Lo más fácil es tratar de contratar personas que compartan una filosofía similar a la que tiene la empresa.

Filosofía de Liderazgo

En un estudio que realicé hace unos años en conjunto con los Partners de RHHR Group, entrevistamos a más de 250 líderes de empresas y encontramos que solo existen las siguientes cinco filosofías de liderazgo claramente distintas:

Enfoque a las Métricas

Este grupo de líderes piensa que la mejor manera de agregar valor en sus organizaciones es mediante la creación y seguimiento de un conjunto de herramientas de control que garantizan que los empleados tengan comportamientos y ejecución alineados con la estrategia de la empresa. Los directivos con este tipo de filosofía gestionan desde lejos con métricas.

Enfoque a la Excelencia

En marcado contraste con el grupo anterior, estos creen firmemente que los objetivos se logran, estando cerca de los mercados y trabajando con las personas para que adopten los valores, comportamientos y actitudes de la empresa. Los directivos con este tipo de filosofía gestionan desde cerca a través de formación y desarrollo.

Enfoque a la Estrategia

Los líderes que tienen este enfoque creen que lo más importante de su trabajo es crear, diseñar y probar que la estrategia a largo plazo sea la correcta. Estos ejecutivos dedican poco tiempo a cuestiones internas de control y gestión operativa, y se enfocan al análisis de los competidores, los avances tecnológicos y las tendencias del mercado. Buscarán crear un equipo a los que pueden delegar completamente la operación de su organización.

Enfoque al Conocimiento

Una pequeña parte de los líderes entrevistados piensan que este conocimiento es el que mantendrá a la empresa en una posición de ventaja sostenible frente a la competencia. Por lo tanto, su enfoque será lograr áreas de especialización de alto nivel. 

Enfoque a la Innovación

Hoy en día es difícil ser un líder sin sentirse obligado a hablar de la “importancia del cambio”, sin embargo, es el grupo más reducido de los cinco. Los directivos de esta categoría piensan que el papel más crítico del Director General es crear un ambiente de reinvención continua, incluso si ese entorno produce ansiedad y confusión, lleva a errores estratégicos y perjudica el rendimiento financiero temporalmente. 

Filosofía de reclutamiento

Dependiendo de lo que haya decidido en los apartados de filosofía de empresa anteriores, es importante que adapte sus criterios de selección en función de ello. 

Si contrata a una persona que funciona mejor en una jerarquía con un enfoque a la excelencia en una organización colaborativa con enfoque a la innovación, tendrá serias dificultades. De la misma manera, si se contrata a un nuevo líder que no entiende claramente qué tipo de filosofía de administración tiene en mente, o que no es capaz de fomentar las relaciones necesarias para hacer que su modelo funcione, no funcionará. Contratar a las personas adecuadas es probablemente lo más importante que puede hacer para asegurarse de que el plan de gestión que ha ideado se lleve a cabo con éxito.

Nuestro papel como Headhunters es crítico. Las empresas confían en nosotros para que les aseguremos que los candidatos que recomendamos tengan una Filosofía de Gestión adaptable a la que tiene la empresa. 

También se puede dar el caso de que la empresa nos solicita reclutar un líder que pueda generar un cambio en la Filosofía de Gestión. Un proceso de estas características es mucho más complejo, ya que deberemos encontrar personas con habilidades muy específicas. La persona adecuada, deberá tener carisma, excelentes habilidades interpersonales para lograr una gestión eficaz del cambio y llevar a la empresa a adoptar una nueva forma de comportarse.

Los indicadores 

Cualquiera que sea la apariencia de la Filosofía de Gestión, deberá haber acuerdos acerca de los indicadores que acompañan al Plan de Gestión. Las categorías amplias son actividad, personas, dinero, material y mundo exterior. Cada una de estas categorías debe tener una serie de políticas y procedimientos atados a unos indicadores de éxito. 

Estos indicadores son los que obligan a las personas a perseguir los objetivos de la organización. En general, estos bjetivos están incluidos en las cinco áreas mencionadas. Si el objetivo, por ejemplo, es mejorar el servicio al cliente, ese objetivo se convierte en parte de cómo relacionarse con el mundo exterior y se debe medir. Si un objetivo es mejorar la liquidez de la empresa, este será el objetivo de la gestión financiera de varios departamentos; y también se puede y debe medir. La realidad es que nunca se deben perder de vista los objetivos de la organización, ya que definen las cinco categorías de gestión para su organización.

Formaliza

El Plan de Gestión no es un documento secreto que solo puede ver el consejo y los altos directivos, sino es para todos. La filosofía definirá el modelo de gestión, las políticas son las reglas del juego dentro del modelo de gestión y los indicadores son los objetivos que revelarán si el grado de éxito que cada uno de nosotros tenemos en apoyar a que la organización llegue a cumplir su misión. El conjunto hace que la vida dentro de la empresa sea mucho más fácil.

Una vez más, cuando hayas terminado, considera cómo las políticas y los procedimientos que se han generado coinciden con tu filosofía y misión. Vuelve a examinar cualquiera que no lo haga, debemos ser coherentes.

Con eso, tu Plan de Gestión estará hecho, excepto por un elemento: un plan para ajustarlo.

Ajustes

Hay formas tanto formales como informales de saber si un Plan de Gestión está funcionando, y ambas pueden utilizarse como parte de un plan de evaluación. Una evaluación informal del plan puede incluir respuestas a las siguientes preguntas, entre otras:

¿Los colaboradores parecen estar estresados, emocionados o contentos?

¿Hay más quejas o descontento por parte del personal que lo usual?

¿Se están completando a tiempo las tareas?

La felicidad, satisfacción e incremento en la eficiencia de los empleados, o en contraparte, el estrés o descontento generalizado, pueden ser señales de advertencia de que no todo está bien con la organización. Debe tomarlas en serio y buscar sus causas, para que puedan ser abordadas.

Sin embargo, una evaluación informal no es suficiente. Es importante evaluar a la organización de manera formal, una vez al año. Algunas formas de realizar una evaluación formal pueden incluir:

Comparar regularmente si concuerda lo que sucede con lo que se supone que debería suceder. 

Hacer ejercicios de retroalimentación estructurada con personas de todos los niveles.

Lanzar encuestas de autoevaluación organizacional.

Evaluar por parte de una consultoría como RHHR Group que tienen consultores especializados en evaluar y sugerir mejoras o cambios. Esto podría ser parte de una evaluación más amplia de la organización en su conjunto.

Independientemente de cómo elijas hacerlo, crear un proceso periódico para evaluar y ajustar tu plan de gestión para su propio bien, debe ser una parte integral del plan en sí. 

No sabe, no puede o no quiere

Cuando el plan no funciona se deben entender las razones. Es posible que el Plan de Gestión esté mal calibrado, pero en la mayoría de los casos es un problema que tiene sus raíces en las personas. Debes, en consecuencia, analizar el porqué no están logrando cumplir con sus indicadores. En mi experiencia me funciona simplificarlo y limitarlo a tres factores:  ¿no sabe, no puede o no quiere? 

Dependiendo de cuál de los tres factores sea, hay que ver si es algo con lo que puede vivir la empresa o no, y debes tomar medidas rápidamente. Sea cual sea la razón, no le está sirviendo a la empresa. 

Conclusión

La gestión de tu organización es demasiado importante para dejarla al azar. Tener un plan de gestión te permitirá moldear la organización a tu manera y además será mucho más probable que tu trabajo rinde los frutos que tú visualizas. 

Durante todo este proceso, es de enorme valor contar con un apoyo de una firma especializada en Recursos Humanos con los servicios de Headhunting y Coaching que ofrecemos en RHHR Group. 

Buscamos ser tu asesor con consejos discretos pero directos, decirte lo que 

otros no se atreven y ayudarte a no perder el foco de las acciones que en su momento decidiste tomar.  

Si requieres reclutar a una persona estratégica para formar parte de tu equipo y te interesa la propuesta de valor que ofrece RHHR Group, estamos interesado en escucharte y ver cómo podemos colaborar. 

¡Escríbeme! Mi correo es 

gjuul@rhhrgroup.com

Captura+de+pantalla+2018-08-28+a+la(s)+10.22.17.png

Gustav Juul

Presidente & CEO

RHHR Group