LA COMUNICACIÓN COMO HERRAMIENTA DE PRODUCTIVIDAD

“El problema es que escuchamos no para entender, sino para responder”.

Como seres sociales que somos, la comunicación es un factor más en nuestra necesidad cotidiana; cotidianeidad que abarca, desde luego, nuestro entorno profesional. El problema consiste en que en pocas ocasiones le damos la importancia o la atención que amerita y no somos del todo conscientes de los beneficios que un buen sistema de comunicación tiene sobre nuestras empresas y la manera en que ésta repercute en todas las áreas de la compañía. 
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En principio, la falta de una adecuada estrategia de comunicación genera desinformación, desconexión y desconocimiento por parte del personal. Esto provocará que no se sientan identificados o vinculados con los proyectos e incluso -y aún más grave-, con la visión que pretendemos inculcar. La ausencia de un proyecto comunicativo puede llegar a propiciar una rotación excesiva –el 79% de los empleados que abandonan una organización lo hacen porque sienten que no se valora su trabajo-, con su correspondiente repercusión en costos, además de la obvia desmotivación en el equipo, insuficiente integración y eventualmente fugas en la información sensible.

Por el contrario, la implementación de un plan de comunicación efectiva representa un incremento en la productividad. Al generar integración y conocimiento pleno, por parte del personal, respecto de qué estamos haciendo y cómo lo estamos logrando, crea una afinidad entre las áreas de la organización al transmitirse adecuadamente la información, detectando en cada una de ellas la responsabilidad particular que tienen en el todo así como la importancia que representan para el alcance de los objetivos generales. 

Está comprobado también que una estrategia de comunicación facilita la innovación, mejora la eficiencia de nuestro personal, impulsa el talento de la organización y añade sensibilidad en la atención al cliente, con su consecuente impulso en las ventas.

¿Cómo podemos lograr mejorar la comunicación al interior de la compañía? Comparto cuatro puntos para comenzar a hacerlo.

1. Establecer claramente los objetivos y dar puntual seguimiento a los mismos

Es dramáticamente usual descubrir que nuestro personal no tiene claridad respecto de qué se espera de ellos y qué parte de su responsabilidad es la de mayor importancia. Detectar esta deficiencia, corregirla y darle seguimiento quincenal o mensual, nos permitirá medir el cumplimiento de las metas o valorar un cambio de estrategia.

2. Diagnóstico y detección de problemas

Realizar un análisis del estado de comunicación interna y además de detectar eventuales problemas, determinar las causas de estos, pues de ello dependerá qué solución deberemos aplicar. La gran mayoría de los problemas de comunicación interna son causados por una cuestión de actitud o por la falta de buenos hábitos.

3. Planificar reuniones eficientes

Las reuniones son una gran herramienta de trabajo si se utilizan bien, algo que lamentablemente no ocurre regularmente. Algunas de las deficiencias que debemos resolver son:

• Sabemos cuándo empiezan, pero no cuándo terminarán.
• Se convoca a más personas de las realmente indispensables.
• No se facilita con anticipación la información necesaria para abordar correctamente la reunión.
• Ausencia de un orden del día o del plan de la reunión.
• Se convoca a reuniones por cualquier motivo.
• No se establecen con claridad los acuerdos, compromisos o siguientes pasos.

4. Ofrece entrenamiento

La comunicación, como el resto de las habilidades, también debe ser aprendida. Por ello, es medular que se establezcan programas de capacitación, mismos que le permitan a tu personal aprender sobre cómo comunicarse entre ellos y también cómo interactuar de mejor forma con los clientes, tanto internos como externos. 

¿Deseas profundizar en el tema? Contáctanos, nosotros te apoyamos en establecer estrategias para mejorar tu productividad a través de la comunicación efectiva.


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Autor: Fernando Ávila / Director General / Grupo Triunfadores

favilag@triunfadores.com.mx

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